Fünf Gründe für die zunehmende Bedeutung einer Auslagerung von Accounting-, Controlling- und HR-Aufgaben in Deutschland
Das Outsourcing von Prozessen im Finanz- und Rechnungswesen hat in Deutschland stark an Bedeutung zugenommen. Auch wenn zuverlässige aktuelle Zahlen nicht verfügbar sind, lässt sich erkennen, dass immer mehr deutsche Unternehmen solche Tätigkeiten, die nicht unmittelbar wertschaffend sind, an einen darauf spezialisierten Dienstleister übertragen. Dabei handelt es sich insbesondere um Standardprozesse wie die Bearbeitung von Eingangsrechnungen oder die Abrechnung von Löhnen und Gehältern.
Die Entwicklung in den einzelnen Teilbereichen ist dabei höchst unterschiedlich. Die längste Tradition hat das Outsourcing im Bereich der Lohn-
und Gehaltsabrechnung. Die Erkenntnis, dass sich dieser Bereich aufgrund der Kombination von hoher Standardisierbarkeit und erforderlichem
Spezialwissen ideal auslagern lässt, hat sich schon recht früh durchgesetzt. Mit deutlicher Verzögerung haben sich mittlerweile auch Bereiche des Rechnungswesens als typische Outsourcingbereiche etabliert. Noch vor rd. 10 Jahren konnte sich in Deutschland kaum ein Manager vorstellen, die Buchhaltung oder Teile davon aus der Hand bzw. aus dem Haus zu geben. Heute dagegen gibt es kaum ein Unternehmen, das sich noch nicht eingehend mit dieser Frage auseinandergesetzt hat. Heute wird so gar darüber nachgedacht, Teile des Controllings, insbesondere die standardisierten Teile, auszulagern. Auch hier beginnt sich die Erkenntnis durchzusetzen, dass die reine Aufbereitung der Zahlen nur die halbe Miete ist, dass für den entscheidenden Teil, die wirkliche Problemlösung, auf- grund der umfangreichen Datenaufbereitung häufig die Zeit fehlt.Für diese Entwicklung lassen sich insbesondere 5 Gründe anführen.
1. Grund: Nennenswerte und realistische Kostensenkungen
Nahezu jedes Unternehmen steht unter dem Druck, die Ergebnisse steigern zu müssen. Also müssen die Umsatzerlöse erhöht und / oder die Kosten gesenkt werden. Dass eine Umsatzerhöhung nicht immer leicht ist, versteht sich von selbst. Betrachtet man die Kostensenkungsoptionen, so zeigt sich in den meisten Fällen, dass sich die Kosten in der Fertigung und im fertigungsnahen Bereich nur noch im Grenzbereich verbessern lassen. Der kaufmännische Bereich liefert hier nicht nur eine notgedrungene Alternative, sondern ein echtes und vor allem auch nennenswertes Kostensenkungspotenzial. So zeigt eine Studie des AdminiStraight-Instituts, dass sich die Verwaltungskosten zwischen einzelnen Unternehmen – selbst bei vergleichbaren Rahmenbedingungen – ganz erheblich voneinander unterscheiden. So liegt beispielsweise die Schwankungsbreite der Verwaltungskosten in Industrieunternehmen zwischen 1,8% und 11,6% der Umsatzerlöse. Die Unterschiede sind im wesentlichen darauf zurückzuführen, dass sich die besseren Unternehmen bereits mit Maßnahmen zur Kostensenkung im Verwaltungsbereich auseinandergesetzt haben, Outsourcing ist hier eine von mehreren Optionen, andere dagegen noch nicht. Es liegt somit auf der Hand, dass in vielen Unternehmen diesbezüglich ein erhebliches Kostenpotenzial schlummert.
2. Grund: Outsourcing sorgt für Qualität
Viele Aufgabenbereiche im Finanz- und Rechnungswesen haben an Komplexität und Anspruch zugenommen. Zahlreiche Gesetzesänderungen im nationalen Bereich sowie die immer häufigere parallele Anwendung unterschiedlicher Rechnungslegungsstandards stellen viele Accountingabteilungen vor neue Herausforderungen. Dass ein deutsches Unternehmen ausschließlich nach HGB bucht und bilanziert, kann ab einer bestimmten (nicht einmal übermäßigen) Unternehmensgröße als Seltenheit bezeichnet werden. Und häufig ist es nicht nur die parallele Anwendung von HGB und IFRS. Durch internationale Zusammenschlüsse, Übernahmen oder Joint Ventures kommen in der Regel weitere Anforderungen – und häufig auch weitere Rechnungslegungsstandards – hinzu. Nur die größten Unternehmen mit ihren umfangreichen Stäben können diese Herausforderungen ohne weiteres meistern. Mittelständische Unternehmen sind dagegen in der Regel personell weniger breit aufgestellt, so dass die Nutzung externer Ressourcen immer häufiger als nicht nur hilfreicher, sondern sogar notwendiger Weg angesehen wird. Hinzu kommt, was häufig übersehen wird, dass viele Mitarbeiter durch ständige Meetings und Sonderaufgaben zusätzlich belastet sind, was nicht selten zu Lasten der Qualität des Tagesgeschäftes geht.
3. Grund: Outsourcing schafft Flexibilität
Das Flexibilitätsargument galt vielfach als allgemeine Floskel. Bei genauerem Hinsehen, gibt es sogar zwei überzeugende Dimensionen der Flexibilität, und zwar die kapazitative und die finanzielle Flexibilität. Outsourcing bietet sich grundsätzlich immer dann an, wenn ein reibungsloser Ablauf im Rechnungswesen nicht gewährleistet werden kann. Hier gibt es jedoch zahlreiche Störquellen. Eine typische und regelmäßige Störquelle ist der Ausfall von Mitarbeitern, sei es durch Krankheit, Urlaub oder Ausscheiden. Eine Verlagerung auf andere Mitarbeiter ist allenfalls nur temporär eine Option. Zu berücksichtigen ist dabei auch, dass die Mitarbeiter im Rechnungswesen zunehmend mit Sonder- bzw. Projektaufgaben belastet werden, die immer weniger Zeit für das Tagesgeschehen lassen. Zahlreiche Projekte (nicht nur unmittelbar im Rechnungswesen), neue Herausforderungen z.B. durch Expansion und Übernahmen und Gründungen von Tochtergesellschaften im In- und Ausland führen zu höheren Anforderungen und einem höheren Workload. Die Einstellung neuer Mitarbeiter wird häufig nicht genehmigt. Durch eine Auslagerung gelingt es, die entsprechenden Kapazitätsspitzen nicht nur qualitativ, sondern auch quantitativ auszugleichen. In finanzieller Hinsicht lassen sich bereits mit Dienstleistern Preismodelle vereinbaren, die mit der Beschäftigung atmen. Wenn weniger zu buchen ist, wird weniger, in Boomzeiten, entsprechend des höheren Belegaufkommens, hingegen mehr bezahlt. So lassen sich fixe in variable Kosten verwandeln. Ein weiterer positiver Nebeneffekt besteht darin, dass die in vielen Unternehmen wichtige Kennzahl „Headcount“ nicht belastet wird.
4. Grund: Outsourcing verbessert Ordnungsmäßigkeit und Compliance
Die Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, eine zu Unrecht häufig als theoretisch bezeichnete und daher etwas in den Hintergrund gerückte, Forderung, gewinnt nicht nur angesichts prominenter Betrugs- und Compliancefälle immer mehr an Bedeutung. Das Rechnungswesen muss konsequent bestimmte Regeln einhalten, damit insbesondere Eigentümer, Geschäftsführung und Gläubiger vor unkorrekten Daten, Informationen und möglichen Verlusten weitgehend geschützt werden. Es geht dabei nicht nur darum, Fehler in der Rechnungslegung zu vermeiden, die nicht nur auf die Nichteinhaltung von Rechnungslegungsvorschriften zurückgehen können, sondern insbesondere auch solche, die auf das bewusste Umgehen von geltenden Regelungen, z.B. durch ein absichtliches Außerkraftsetzen von Kontrollmaßnahmen zurückzuführen sind. Der hohe Workload in vielen Buchhaltungsabteilungen verhindert häufig, dass das Rechnungswesen seiner Präventiv- und Korrekturfunktion nicht nachkommt, weil notwendige Kontrolltätigkeiten aus Zeitgründen ausbleiben. Hier zu zählen beispielsweise neben der Funktionstrennung auch die Einhaltung / Beachtung des 4-Augen-Prinzips. Durch die Auslagerung an einen externen Dienstleister, der nicht nur aufgrund der zu verhandelnden Prozessbeschreibung sondern schon zum Selbstschutz hierauf ein hohes Augenmerk legt, kann diese Problematik deutlich entschärft werden.
5. Grund: Outsourcing führt nicht zu Kontrollverlusten
Als Killerargument gegen Outsourcing wurde immer wieder der angeblich unvermeidliche Kontrollverlust angeführt. Vielfach wurde argumentiert, dass mit der Auslagerung unwiederbringliches Know-How verloren gehen würde, dass – sollte der Prozess einmal wieder „zurückgeholt“ werden – nicht mehr zur Verfügung stehe. Es wird immer deutlicher, dass diese Befürchtung von Outsourcinggegnern nur vorgeschoben wurde und tatsächlich vollkommen unbegründet ist, und das aus mehreren Gründen. Erstens werden typischerweise nur standardisierbare Aufgaben, also das Massengeschäft, an externe Dienstleister herausgegeben, während die geschäftskritischen Tätigkeiten, beispielsweise die Berechnung und Bildung von Rückstellungen, die Bilanzpolitik und die tatsächliche finanzielle Steuerung im Unternehmen bleiben. Da es also „nur“ um die standardisierbaren Aufgaben geht, ist es in der Regel unproblematisch entsprechendes Know-How wieder einzukaufen, also beispielsweise einen Kreditorenbuchhalter mit Kenntnissen in bestimmten Softwaresystemen (z.B. SAP oder Navision) am Markt zu finden. Die Gefahr des Kontrollverlustes wird noch geringer, wenn der Dienstleister die Software des Unternehmens nutzt, so dass auch hier im Falle einer Beendigung der Zusammenarbeit keine Probleme zu befürchten sind, da sowohl die Applikation wie auch die Daten im Unternehmen verbleiben.
