Rechnungsprüfung / Kreditorenbuchhaltung

Outsourcing der Kreditorenbuchhaltung entfaltet Effizienzreserven

Die Kreditorenbuchhaltung ist für eine Auslagerung ideal geeignet. Einerseits gehört die Bearbeitung von Eingangsrechnungen eindeutig nicht zu den Kernkompetenzen eines Unternehmens. Andererseits birgt dieser Teilbereich des Rechnungswesens die größten Effizienzreserven, was daran gezeigt werden kann, dass die Anzahl bearbeiteter Eingangsrechnungen pro Mitarbeiter von Unternehmen zu Unternehmen sehr stark schwanken. Hierfür sind in der Regel keine branchen- oder unternehmensspezifischen Besonderheiten verantwortlich. Vielmehr sind die Abläufe zwischen Einkauf, Lager und Buchhaltung häufig so schlecht organisiert, dass die Durchlaufzeit extrem hoch ist. Dieses wiederum erfordert einen hohen Mitarbeitereinsatz. Gleichzeitig werden aufgrund der langen Durchlaufzeit Skontoerträge nicht genutzt.

Ihr Ansprechpartner

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Dawid Mioduszewski
Tel. 0201 439898 -20
dm@administraight.de

Typische Aufgaben, die von einem externen Dienstleister übernommen werden können:

  • Validierung von Eingangsrechnungen
  • Prüfung von Eingangsrechnungen (Einholen von Freigaben)
  • Buchen von Eingangsrechnungen
  • Erstellung von Zahlungsvorschlagslisten
  • Bearbeitung von Mahnungen (Lieferanten)

Praxis-Beispiel

Durch die Auslagerung an einen professionellen Dienstleister lassen sich die Abläufe optimieren, wodurch Personalkosten reduziert und Skontoerträge erhöht werden, wie die folgende „Case-Study“ beschreibt:

Unser Kunde ist ein Unternehmen der KfZ-Zulieferindustrie mit rd. 1.500 Mitarbeitern an mehreren Standorten in Deutschland. Das Unternehmen erhält im Jahr rd. 40.000 Eingangsrechnungen. Die Rechnungslegung erfolgt nach HGB. Das Unternehmen setzt SAP R/3 ein. Der Prozess der Eingangsrechnungsbearbeitung wird gleichzeitig durch eine elektronische Workflowlösung unterstützt.

Die Prozesse waren in mehrfacher Hinsicht so ungünstig organisiert, dass der überwiegende Anteil der Eingangsrechnungen mehrfach „in die Hand“ genommen werden musste. Entsprechend benötigte das Unternehmen deutlich mehr Mitarbeiter, als es für das Volumen üblich und objektiv angemessen ist. Wenn Belege mehrfach „in die Hand“ genommen werden müssen, verlängert sich gleichzeitig die Durchlaufzeit, so dass ein Abzug von Skonto eher die Ausnahme als die Regel war. Vor diesem Hintergrund konnte auch die Workflowlösung ihr Potenzial nicht nutzen.

Durch die Auslagerung des Prozesses konnten nicht nur die Kosten reduziert werden. Heute gelingt es praktisch bei jeder Rechnung Skonto zu ziehen, so dass der positive Ergebniseffekt hier noch verstärkt wird. Gleichzeitig profitiert das Unternehmen von weiteren Vorteilen des Outsourcings, wie dem Zugewinn an Ressourcen- und Kostenflexibilität.